Senior projectondersteuner

Opdracht Beschrijving

Standplaats: Nieuwegein

Startdatum: 01-04-2024
Einddatum: 31-03-2025

Optie tot verlenging: ja, Max. 2 x 12 maanden (max 3 jaar)

Uren per week: 36

Opdracht omschrijving:

De sector Programma-. Project- en Interim management (PPI) maakt onderdeel uit van het Politie Diensten Centrum (PDC). Het PDC verzorgt de bedrijfsvoering voor de politie. Zoals de financiën, ICT, communicatie en personeelszaken. PPI levert programma- en project professionals voor het leiden en ondersteunen van programma’s en projecten binnen de politie en in samenwerking met ketenpartners.

De missie van PPI: “Waardecreatie door veranderingen met IV-component voor politie & ketenpartners, gestructureerd en transparant van A naar B”.

PPI zet haar professionals zo breed mogelijk in binnen de organisatie om de dagelijkse leiding te voeren over veranderprocessen. Zij zijn inzetbaar vanaf het vertalen van de gebruikersbehoefte naar een realisatieplan tot aan de daadwerkelijke implementatie bij de gebruikers. Voor PPI staan hierbij de opdrachtgevers en hun vragen centraal.

Vanuit het IV portfolio voor het komend jaar zullen naast een groot aantal nog doorlopende programma’s en projecten, ook weer nieuwe trajecten gestart gaan worden. De vraag naar project professionals is daarmee groter dan de beschikbare interne capaciteit en dat leidt ertoe dat het nodig is om extra capaciteit extern in te huren om een bijdrage te leveren aan het succesvol afronden van programma’s en projecten.

Doelstelling:

De senior projectondersteuner bij de sector Project-, Programma en Interimmanagement wordt aangesteld om een assisterende rol te vervullen bij de realisatie van veranderdoelen van de  korpsleiding. Het gaat hierbij om veranderdoelen die in de meest brede zin te maken hebben met de harmonisatie, ontwikkeling en innovatie van werkprocessen en voortbrengingsresultaten van de politie, het Politiedienstencentrum en de ketenpartners van de politie.

Beoogd resultaat:
De opdracht die de ingehuurde senior projectondersteuner krijgt is het het binnen twee jaar in nauwe samenwerking met de projectmanager succesvol uitvoeren en afronden van een of meerdere projecten van onze projectenkalender. In verband met de heimelijkheid van de projecten wordt over de inhoud in het verificatiegesprek nader met de kandidaat gecommuniceerd.

Verantwoordelijkheden:

De senior projectondersteuner werkt nauw samen met de projectmanager en is mede verantwoordelijk voor de realisatie van een complex (sterk organisatorisch) project op het terrein van informatievoorziening en draagt  mede zorg voor de implementatie van oplossingen. Geeft gevraagd en ongevraagd advies aangaande alle projectaspecten.

• Assisteren van de programma- en projectmanagers bij het opstellen van de programma- en projectplanningen en het bewaken daarvan;
• Zorgdragen voor het opzetten van de (financiële en algemene) projectadministratie en het bewaken daarvan;
• Het verzamelen van voortgangsoverzichten en het signaleren, analyseren en rapporteren van afwijkingen;
• Methodische ondersteuning geven voor projectmatig werken en/of Agile scrum aan programma- en projectmanagers;
• Zorgdragen voor de bewaking van de richtlijnen t.a.v. kwaliteitsmanagement voor de projecten/programma’s;
• Het inbedden van het issue- en risicomanagementproces binnen de projecten, waaronder wordt verstaan het begeleiden van risicoanalyse sessies en het registreren/bewaken van issues en risico’s conform vastgestelde criteria;
• Het assisteren van de projectmanagers bij het opstellen van het communicatieplan;
• Het voorbereiden van stuurgroepvergaderingen, het maken van de verslagen en monitoren opvolging van actiepunten;
• Zorgdragen voor (centrale) projectarchivering met inachtneming van de richtlijnen hiervoor;

Opleiding:

• De kandidaat heeft een afgerond, erkend en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau Deelcertificaten worden niet als gelijkwaardig gezien. 
• De kandidaat is Prince 2 en IPMA-D of IPMA-PMO gecertificeerd.

Professionele kennis en werkervaring:

Eisen:

• In de afgelopen 5 jaar, minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als senior projectondersteuner van ICT projecten, binnen grote (1000+) organisaties.

Wensen:

• In de afgelopen 5 jaar, minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het vakgebied Projectmanagement binnen (Semi-)/overheid of grote organisatie (> 1000 medewerkers).
• In de afgelopen 5 jaar, minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het inbedden van het issue- en risicomanagementproces, binnen projecten.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met de Agile/Scrum manier van werken.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met projectmanagementsoftware (Fortes Change Cloud of gelijkwaardig).

Competenties:

• Gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.
• Uitstekende mondelinge uitdrukkingsvaardigheid – Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk. 
• Organisatievermogen – Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij. 
• Service-/Klantgericht – Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in. 
• Kwaliteitsgericht – Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren. 
• Resultaatgericht – Is accuraat, heeft doorzettingsvermogen en snelheid.
• Breed en flexibel inzetbaar – Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
• Samenwerken – Heeft oog voor de individuele mens, maar ook voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
• Levenservaring –Heeft persoonlijkheid en kennis van zaken en een natuurlijk overwicht waarmee zij/hij collega’s als vanzelf connect, motiveert, uitdaagt en op sleeptouw neemt. Zij/hij denkt mee en vindt het belangrijk om het beste van zichzelf te geven, een toegevoegde waarde te bieden door kwaliteitsverbeteringen en de processen op een hoger plan te brengen en voor die kwaliteiten gewaardeerd te worden.
• Spin in het web –  Is op alle terreinen de sleutelfiguur en het aanspreekpunt voor de programmadirecteur, teamleden en stakeholders.