Programmasecretaris Digital First

14 mei 2024
78 / Uur
Application ends: 24 mei 2024

Apply for this job

Opdracht Beschrijving

Standplaats: Apeldoorn

Startdatum: 01-08-2024

Einddatum: 31-07-2025

Optie tot verlenging: Maximaal 2 x 12 maanden

Uren per week: 36

Werken op locatie: 
Ja, eventueel hybride mogelijk in overleg met opdrachtgever

screening: Voor deze opdracht is een VOG van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.
LFNP functie: Bedrijfsvoeringspecialist B

Nederlandstalig vereist: 
Ja

Opdracht omschrijving:
Het programma Digital First als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Vanuit de portefeuille dienstverlening willen we in verbinding staan met de maatschappij. Onze dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn. Onze ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en de politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.  

Doelstelling:

Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digital First. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat.
Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je het contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van de beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum.
Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten.

Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.

Verantwoordelijkheden: 

De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de prgrammaboard.

  • Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.
  • Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren. 
  • Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren. 
  • Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages. 
  • Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken. 
  • Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken. 
  • Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.

Opleiding:  

  • Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
  • Bij voorkeur gecertificeerd in projectmanagement.

Professionele kennis en werkervaring:

  • In de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring als project- of programmasecretaris.
  • Minimaal 5 jaar werkervaring met het uitvoeren van projecten conform Prince2.
  • Minimaal 5 jaar werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen een organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid.
  • Werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.
  • Werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming.
  • Werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg is een pre.



Competenties:

  • Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
  • Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.
  • Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
  • Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
  • Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
  • Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.



Helaas bieden wij als organisatie geen ondersteuning bij visumaanvragen en -procedures.